صفر 16, 1443

لجان الجمعية

لجان الجمعية

الهدف العام من تشكيل للجنة الرقابة الداخلية :

هو مراجعة قرارات الصرف الداخلية و مراجعة تطابق قرارات الإدارة التنفيذية مع السياسات و اللوائح الداخلية المعتمدة.

  • مهام و مسؤوليات لجنة الرقابة الداخلية:

أولاً: الأشراف المالي:

  1. الإشراف على إعداد مشروع الميزانية التقديرية و السنوية و تقديمها لمجلس الإدارة لاعتمادها.
  2. التأكد من تنفيذ اللائحة المالية للجمعية وفقاً للأصول و المبادي المحاسبية و المتعارف عليها.
  3. الإشراف على إعداد و تسجيل و تبويب جميع العمليات الخاصة بالمصروفات و الإيرادات و عقود التوريد بالسجلات المحاسبية.
  4. الإشراف على إعداد التقارير المالية الشهرية و رفعها إلى مجلس الإدارة.
  5. الإشراف على إعداد الحسابات الختامية لعمل الميزانية العمومية.
  6. الإشراف على إعداد التقارير الخاصة بكبار المتبرعين و إمدادهم بها.
  7. الإشراف على عملية الاستقطاعات الشهرية و متابعة التواصل مع المتبرعين, البنوك التجارية, حركة الأموال, الأمور التي لها علاقة بالميزانية العامة, الإقراض و الإعفاءات و التسهيلات المالية, المحاسبة و المحاسبون القانونيون , التأمين , السوق المالية , الضرائب و الرسوم بمختلف أنواعها, التأمينات العامة.

 

ثانياً: الرقابة و ضبط العمل المالي:

  1. مراقبة النفقات النقدية للجمعية.
  2. مراقبة الصرف و الإنفاق و التقيد ببنود و عناصر الموازنة و بيان أوجه و أسباب الانجراف.
  3. التحقق من دقة المستندات المحاسبية قبل قيدها بالدفاتر.
  4. متابعة المشتريات و عروض الأسعار و تقرير المحاسب القانوني.
  5. متابعة الحملات العامة و الإعلامية لجميع التبرعات.
  6. مراجعة الموازنة التقديرية السنوية للجمعية.
  7. متابعة و مراقبة استقلالية مدقق الحسابات الخارجي و مدى موضوعيه, ومناقشته حول طبيعة و نطاق عملية التدقيق و مدة فعاليتها وفق معايير التدقيق المتعمدة. 
  1. مراقبة سلامة البيانات المالية للجمعية و تقاريرها ( السنوية و نصف السنوية و ربع السنوية ). ومرجعتها كجزاء من عملها العادي خلال السنة, وعليها التركيز بشكل خاص على الاتي:
  • أي تغيرات في السياسات و الممارسات المحاسبية.
  • إبراز النواحي الخاضعة لتقدير الإدارة.
  • التعديلات الجوهرية الناتجة عن التدقيق.
  • افتراض استمرارية عمل الشركة.
  • التقيد بالمعايير المحاسبية.
  • التقيد بقواعد العرض و الإفصاح و المتطلبات المتعلقة بإعداد التقارير المالية.
    1. التنسيق مع مجلس إدارة الجمعية و الإدارة التنفيذية و المدير المالي أو المدير القائمة بنفس المهام في الجمعية في سبيل أداء مهامها وعلى اللجنة الاجتماع مع مدقق الحسابات الخارجي للجمعية مرة على الأقل في السنة.
    2. النظر في أي بنود هامة و غير معتادة ترد أو يجب إيرادها في تلك التقارير و الحسابات, وعليها يولى الاهتمام اللازم بأي مسائل يطرحها المدير المالي للجمعية أو المدير المالي بنفس المهام أو ضابط الامتثال أو مدقق الحسابات الخارجي.
    3. مراجعة أنظمة الرقابة المالية و الرقابة الداخلية و إدارة المخاطر في الجمعية.
    4. مناقشة نظام الرقابة الداخلية مع الإدارة و التأكد من أدائها لواجبها في إنشاء نظام فعال للرقابة الداخلية.
    5. النظر في نتائج التحقيقات الرئيسية في مسائل الرقابة الداخلية التي يلطف بها مجلس الإدارة أو تتم بمبادرة من اللجنة و موافقة مجلس الإدارة.
    6. التأكد من وجود التنسيق فيما بين مدقق الحسابات الداخلي و مدقق الحسابات الخارجي, والتأكد من توافر الموارد اللازمة لجهاز التدقيق الداخلي و مراجعة مراقبة فعاليه ذلك الجهاز.
    7. مراجعة السياسات و الإجراءات المالية و المحاسبية في الجمعية.
    8. مراجعة توجيهات مدقق الحسابات الخارجي و خطة عمله و أي استفسارات جوهرية يطرحها المدقق على الإدارة بخصوص السجلات المحاسبية أو الحسابات المالية أو أنظمة الرقابة وردها بموافقتها عليها.
    9. التأكد من رد مجلس الإدارة في الوقت المطلوب على الاستيضاحات و المسائل الجوهرية المطروحة في تقرير مدقق الحسابات الخارجي.
    10. وضع الضوابط التي تمكن موظفي الجمعية من الإبلاغ عن ايه مخالفات محتملة في التقارير المالية أو الرقابة الداخلية أو غيرها من المسائل بشكل سري و الخطوات الكفيلة بإجراء تحقيقات مستقلة و عادلة لتلك المخالفات.
    11. ضمان تطبيق قواعد العمل الخاصة بمهامها و الصلاحيات الموكلة إليها من قبل مجلس الإدارة.
    12. متابعة أعمال الجمعية , بما ورد في ذلك و إدارة السلوك المهني و الالتزام من اجل التحقق من مدى فعاليتها في تنفيذ أعمالها و مهمها.
الرئيس الأعضاء
د.خالد بن أحمد الزهراني مسند بن محسن القحطاني
عبدالرحمن بن محمد العفيجي

الهدف العام من تشكيل إدارة المخاطر :

تعد إدارة المخاطر جز ًء من نظام الرقابة الداخلية الذي يحتوي على عدد من العناصر التي تعمل مع بعضها على إيجاد طريقة تشغيل فعالة تساعد الجمعية على تحسين الأداء في كافة الجوانب المالية والإدارية ، كما تعتبر إدارة المخاطر جز ًء هاما ضروريا بالنسبة لعمل الجمعية وليس فقط مجرد مسألة التزام، تتطلب دورا نشطا أكثر منه مجرد ردة فعل .تراعي إدارة المخاطر كافة عناصر الرقابة الداخلية مثل :

  • الاستراتيجيات والسياسات والإجراءات.
  • خطط الجمعية وميزانياتها.
  • سجلات المخاطر العالية

.

  • مهام و مسؤوليات لجنة إدارة المخاطر:
  • إعداد خطة إدارة المخاطر بعد إجراء البحوث والدراسات المتعلقة بشأنها واعتمادها من مجلس إدارة الجمعية.
  • تنفيذ الخطة الخاصة بإدارة المخاطر والرقابة الداخلية المعتمدة من قبل المجلس وضمان وضع الترتيبات المناسبة من أجل التأكد من أن المخاطر قد تم تحديدها وتقييمها وإدارتها بطريقة فاعلة.
  • مراقبة المخاطر الكبيرة التي قد تهدد تحقيق الجمعية أهدافها الاستراتيجية. وضمان توفر خطط لمراجعة كفاءة وفعالية إدارة المخاطر وقدرتها على تقديم تقييم سنوي لترتيبات إدارة المخاطر بالجمعية.
  • رفع التقارير الدورية الخاصة بإدارة المخاطر لمجلس الإدارة والقيام سنويا بمراجعة طريقة الجمعية في إدارة المخاطر وإطار عمل إدارة المخاطر.
  • الاستعانة بخدمات الاستشاريين الخارجيين في الجوانب التخصصية لعمليات الجمعية، واستخدام الاختصاصيين من الأطراف الخارجية من أجل تقديم الاستشارات النوعية وعمل التقارير لزيادة موثوقية نظام الرقابة الداخلية.
  • تقوم لجنة المراجعة بإعداد تقرير حول مراجعتها لفعالية إدارة المخاطر بالجمعية وترتيبات الرقابة والحكومة بصورة سنوية وإجازتها من مجلس الإدارة

 

الرئيس الأعضاء
مسند بن محسن القحطاني سلطان بن سعود الخالدي
راشد بن سعيد الهاجري

الهدف العام من تشكيل لجنة المشتريات :

تعتبر إادرة المشتريات بالجمعية هي الجهة الوحيدة المسئولة عن تنفيذ عمليات الشراء لتوفير إحتياجات الجمعية من أصول ثابته و مستلزمات و خدمات أخرى, وتعتبر إدارة المشتريات مسئولة عن تتبع التنفيذ إلى أن تصل الأصناف المطلوبة للجمعية أو أتمام الأعمال المتعاقد عليها طبقاً للشروط المتفق عليها..

  • مهام و مسؤوليات لجنة المشتريات:
  1. تطبيق الئحة وقواعد وسياسات الشراء والتوريد والتأجير لكافة أنشطة الجمعية وإداراتها.
  2. اتباع إجراءات الشراء الواردة بدليل الشراء والتقيد بها.
  3. متابعـة عمليـات التوريـد بدقـة واالحتفـاظ بسـجالت منظمـة ومتابعـة دقيقـة مـن خـال الحاسـب الآلي.
  4. المشـاركة فـي اسـتلام الـوارد مـن المـواد واللـوازم للتأكـد مـن مطابقتهـا للمواصفـات والكميـات الواردة بأمـر الشـراء المعـد مـن قبـل القسـم المعنـي.
  5. الشراء بأفضل األسعار وأفضل الأوقات والمفاوضة على ذلك.
  6. الأحتفاظ بعلاقات ممتـازة مـع المورديـن و الاحتفاظ لهـم بسـجلات وافيـة وكافيـة عـن تعاملات الجمعيــة معهم.
  7. دراسة أسعار التوريد بصفة مستمرة من كل مورد الستخدامه عند إعادة الطلب.
  8. تسـعير الـوارد علـى أسـاس التكلفـة الحقيقيـة للشـراء مـع تقديـر للمصاريـف العامـة ( نقـل – تخليـص الـخ...)
  9. مراقبة الشراء المحلي بواسطة المندوبين ومحاسبتهم.
  10. إعداد ومتابعة خطط الشراء السنوية

 

الرئيس الأعضاء
سلطان بن سعود الخالدي محسن بن مسفر السبيعي
منصور بن جمعان الهاجري

الهدف العام من تشكيل لجنة التوظيف:

هي مساعدة المجلس بالتوظيف حسب احتياج الأقسام و ذلك بحسب اللوائح و السياسات الداخلية.

  • مهام و مسؤوليات لجنة التوظيف:
  1. الإشراف و متابعة لائحة تنظيم العمل وفق الاعتماد من قبل وزارة الموارد البشرية.
  2. متابعة سير العمل وفق التقارير الواردة من المدير التنفيذي و الرفع للمجلس .
  3. الإشراف على التوظيف حسب الاحتياج.
  4. الرفع من كفاءة القوى العاملة بالجمعية كلاً بحسب تخصصه.
  5. إجراء المقابلات الشخصية ورفع التقارير الوصفية للمجلس.
  6. الإعلان عن الوظائف الشاغرة بالجمعية بالموقع الإلكتروني الخاص بالجمعية.

 

الرئيس الأعضاء
راشد بن سعيد الهاجري محسن بن مسفر السبيعي
ماجد بن إبراهيم الصقعبي